Sms_ONLINE :: SMS_DEVELOPMENT
// Понятные процедуры. Простой доступ. Согласованная работа судна и берега.
Процедуры не соответствуют реальным потребностям компании — независимо от того, основаны они на сложившейся практике или теоретической модели.
Ответственность подразделений и должностных лиц пересекается или размыта.
Для одних и тех же операций используются разные, порой несогласованные между собой формы.
Актуализация документированной СУБ становится всё более трудоёмкой.
Персоналу сложно ориентироваться в объёмной документации и находить нужную информацию.
Доступ к необходимой информации затруднён, требуется обращаться к бумажным документам.
Перевод документации в электронный формат сам по себе не устраняет противоречия, неопределённость или недостатки взаимодействия. Если эти проблемы существуют, цифровые инструменты могут лишь перенести их в новую среду и закрепить их ещё прочнее.
Поэтому в основе подхода МБК — развитие СУБ как системы управления безопасностью, а не просто цифровизация документов.
Не цифровизируйте хаос. Сначала организация процессов — затем цифровые инструменты.
Развитие системы идёт по четырём направлениям: от анализа фактической работы и совершенствования процессов — к цифровым инструментам, накоплению данных и постоянному управлению изменениями. Выберите направление в схеме, чтобы перейти к его описанию.
Развитие СУБ
// Четыре направления развития системы управления безопасностью
Что меняется в результате
Переход от документированной системы к системе, которая организует работу, контролирует процессы и даёт данные для совершенствования управления.
DIRECTION_01 :: ANALYSIS
СУБ должна отражать реальные процессы, а не существовать отдельно от них.
Мы анализируем фактическую работу компании и совместно с её специалистами определяем, какие изменения необходимы в процессах, распределении ответственности, процедурах и формах СУБ.
[01] Изучаем
Фактическую организацию работы судов и береговых подразделений.
[02] Сопоставляем
Сложившуюся практику с действующими процедурами и требованиями МКУБ.
[03] Выявляем
Противоречия, дублирование функций и организационные несоответствия.
[04] Определяем
Совместно с компанией необходимые изменения с учётом особенностей её деятельности.
Ответственность
Чётче распределены обязанности и ответственность подразделений.
Соответствие процедур
Меньше противоречий между процедурами и фактической работой.
Взаимодействие и контроль
Проще организовывать взаимодействие подразделений и контроль выполнения процедур.
Соответствие условиям работы
Процедуры лучше соответствуют реальным условиям работы на судне.
Порядок действий
Понятнее порядок действий и взаимодействия с берегом.
Меньше дублирования
Меньше противоречивых требований и дублирующих операций.
Решения об изменении процессов принимает сама компания. МБК помогает выявить проблемы, выработать обоснованные решения и при необходимости отразить согласованные изменения в документации СУБ.
В одной из судоходных компаний заявки с судов одновременно направлялись техническому департаменту и поставщику. Пока технические специалисты проверяли и согласовывали заявку, поставщик уже приступал к её исполнению.
В отдельных случаях снабжение успевали доставить к борту судна ещё до завершения технического согласования. По результатам совместной работы был согласован новый порядок, и компания внедрила это решение.
БЫЛО :: BEFORE
// Согласование и исполнение шли параллельно.
СТАЛО :: AFTER
// Сначала согласование, затем передача в исполнение.
При анализе СУБ другой компании выяснилось, что ответственность за техническое состояние судовых средств радиосвязи формально была возложена на службу безопасности мореплавания, хотя фактически этим занималось специализированное подразделение технического департамента.
Этот пример показывает, как анализ фактической работы помогает выявлять расхождения между установленной и реальной ответственностью.
| Формально в документации | Фактически в компании |
|---|---|
| Служба безопасности мореплавания | Специализированное подразделение технического департамента |
DIRECTION_02 :: KNOWLEDGE_BASE
Нужная процедура, форма или нормативное требование — там, где сотрудник может быстро их найти и использовать.
СУБ-Wiki объединяет документацию компании в структурированную информационную среду, где сотрудники могут быстро находить необходимые материалы, ориентируясь на свои обязанности и рабочие задачи.
Информация по направлениям деятельности
Процедуры сгруппированы по функциям подразделений и рабочим задачам.
Сотрудник быстрее находит то, что относится к его работе, не просматривая всю документацию СУБ.
Краткие и подробные процедуры
Краткая версия содержит основные действия, участников, результаты и формы. Подробная — пошаговое описание процесса.
Опытный специалист быстро освежает порядок действий, а новый сотрудник может подробно разобраться в незнакомой процедуре.
Связанные документы и требования
В процедурах размещены ссылки на формы, чек-листы и нормативные документы.
Не нужно искать материалы отдельно: можно сразу открыть утверждённую форму или соответствующее нормативное требование.
Доступ с разных устройств
Wiki-СУБ открывается в браузере на компьютере, планшете или другом устройстве с доступом к системе.
Документация доступна непосредственно на рабочих местах судовых и береговых специалистов.
История изменений и актуальные редакции
Система хранит версии документов, позволяет сравнивать изменения и формировать бюллетени корректуры.
Проще контролировать изменения документации и предоставлять персоналу действующие редакции процедур.
Как эти возможности помогают решать повседневные задачи? Несколько ситуаций из практики судоходных компаний.
Во время инспекции возникает вопрос о соответствии судовой операции или оборудования конкретному требованию. Судовой специалист открывает соответствующую процедуру и переходит к положению нормативного документа, например SOLAS.
Меньше риск спорных замечаний, связанных с неверным пониманием требований.
Возможность оперативно проверить нормативное основание и аргументированно обсудить вопрос с инспектором.
При поступлении на работу сотруднику необходимо изучить требования СУБ, относящиеся к его обязанностям. СУБ-Wiki помогает сосредоточиться на соответствующих процедурах, не заставляя человека самостоятельно разбираться во всей многотомной документации.
Проще организовать содержательное ознакомление персонала с необходимыми процедурами, не перегружая сотрудников избыточной информацией.
Меньший объём информации для первоначального изучения и более понятный круг требований к своей работе.
В одной из судоходных компаний инструкции производителя были направлены на судно электронной почтой, но не переданы сменившемуся механику. Оборудование обслуживалось не по регламенту, что привело к спору по гарантии. Общая база знаний позволяет снизить зависимость от передачи файлов между отдельными сотрудниками.
Меньше зависимость от полноты передачи технической информации при смене персонала.
Необходимые инструкции можно найти независимо от переписки предшественника.
Документ уже направлялся с берега, но на судне его не могут найти. При размещении материалов в СУБ-Wiki экипаж может самостоятельно открыть необходимую инструкцию, чек-лист или утверждённую форму.
Меньше повторной пересылки документов и рутинных обращений.
Меньше ожидания ответа с берега при поиске материалов, необходимых для работы.
Некоторые операции выполняются нечасто. Wiki-СУБ позволяет быстро обратиться к краткому описанию последовательности действий, а при необходимости открыть подробную процедуру.
Меньше зависимость от того, насколько хорошо отдельный исполнитель помнит порядок выполнения редкой операции.
Можно быстро восстановить последовательность действий и проверить необходимые формы.
DIRECTION_03 :: E_SMS_MODULE
СУБ устанавливает порядок работы. E-SMS — инструмент его практической реализации, позволяющий судовым и береговым специалистам выполнять процедуры по единым правилам, использовать унифицированные электронные формы и обеспечивать надёжный обмен данными между судном и берегом.
В основе каждого электронного модуля — установленная процедура, распределение ответственности и определённая последовательность действий. Такой подход не только упорядочивает выполнение операций и снижает вероятность ошибок, но и позволяет накапливать структурированные данные об их фактическом выполнении.
Порядок действий · Ответственность · Требования
Модуль E-SMS
Контроль выполнения · Основа для анализа
Единообразие работы
Судовые и береговые специалисты используют согласованные формы и действуют по установленному порядку.
Снижение вероятности ошибок
Меньше расхождений, связанных с использованием разных версий форм и неодинаковым пониманием последовательности действий.
Более упорядоченный контроль
Информация о выполнении операций поступает в рамках определённого процесса, а не собирается из разрозненных документов и сообщений.
Основа для анализа
Данные о фактическом выполнении процедур накапливаются в структурированном виде.
Понятный порядок работы
Электронный модуль задаёт последовательность действий в рамках соответствующей процедуры.
Единые формы
Не нужно выбирать между различными вариантами документов или уточнять, какую форму следует использовать.
Упорядоченный обмен с берегом
Информация передаётся и обрабатывается по согласованным правилам.
Меньше рутинных операций
Сокращается необходимость работать с разрозненными файлами и переносить информацию между документами.
Модульный принцип :: начать можно с одного процесса
Для применения E-SMS не требуется одновременно переводить все процессы СУБ в электронный формат или внедрять единую комплексную систему. E-SMS развивается по модульному принципу: каждый модуль предназначен для определённого процесса или группы взаимосвязанных операций.
Компания самостоятельно выбирает направления цифровизации и может постепенно расширять использование электронных инструментов.
Разработка и внедрение СУБ — не завершение работы с системой управления безопасностью.
Системное сопровождение СУБ — это организованный процесс выявления, оценки, подготовки и внесения необходимых изменений с использованием накопленной экспертизы МБК и опыта работы с различными судоходными компаниями. Такой подход позволяет своевременно определять возможности для актуализации и совершенствования СУБ, повышая результативность работы специалистов компании.
[01] :: Мониторинг
Нормативных требований, практику их применения, а также реальные кейсы других судоходных компаний.
[02] :: Анализ
Межклиентского опыта, решений и изменений нормативных требований к процессам и документации конкретной компании.
[03] :: Согласование
C учётом особенностей работы компании.
[04] :: Внедрение
Вносим согласованные изменения в СУБ и оформляем бюллетени корректуры.
Оперативное выявление необходимых изменений
Межклиентский опыт МБК позволяет инициативно выявлять потенциально значимые проблемы и возможности совершенствования СУБ ещё до их проявления в практике конкретного заказчика и предлагать соответствующие изменения.
Дополнительная профессиональная экспертиза
Возможность использовать накопленные знания и опыт МБК при оценке применимости изменений и подготовке решений для конкретной компании.
Последовательное совершенствование СУБ
Изменения в документации рассматриваются не только как реакция на выявленные несоответствия, но и как часть постоянной работы по развитию системы управления.
Наиболее актуальные процедуры
Изменения нормативных требований и условий работы компании своевременно учитываются при пересмотре процедур СУБ.
Меньше противоречий в инструкциях
Выявленные несоответствия и неоднозначные требования могут устраняться при подготовке согласованных корректировок.
Учёт практического опыта
Проблемы и решения, выявленные в практике других судоходных компаний, могут учитываться при совершенствовании судовых процедур с учётом особенностей конкретного флота.
Все предлагаемые изменения рассматриваются и согласовываются с компанией. Решения об изменении процессов и процедур принимаются её руководством, а МБК обеспечивает подготовку и внесение согласованных корректировок.
// Системное сопровождение СУБ предоставляется на основании самостоятельного договора.
На рабочей встрече с руководителем МБК можно обсудить особенности действующей СУБ вашей компании, возможные направления её совершенствования и познакомиться с возможностями СУБ-Wiki и E-SMS на практической демонстрации.
Не обязательно начинать с комплексного пересмотра системы управления. Отправной точкой может стать отдельный процесс, работа с документацией, организация взаимодействия судна и берега или собственная идея компании по развитию СУБ.